1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Ray Finance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via onze website, e-mail, telefoon en bij dienstverlening worden verzameld.
Onze gegevens:
- Naam: Ray Finance
- Adres: Jan Frederik Helmersstraat 14, 2032 LS Haarlem
- KvK-nummer: 93483260
- E-mail: info@rayfinance.nl
- Telefoon: 023 - 205 24 53
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienst die wij voor je verzorgen, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Identiteits- en contactgegevens: naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum.
- Identificatiegegevens: kopie identiteitsbewijs (i.k.v. de Wwft, alleen waar wettelijk vereist).
- Bedrijfsgegevens: handelsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, rechtsvorm.
- Financiële gegevens: omzet, kosten, banktransacties, facturen, BTW- en aangiftegegevens.
- Loon- en personeelsgegevens: bij salarisadministratie verwerken wij ook BSN, salaris, contractgegevens en pensioenaansluiting van werknemers.
- Communicatie: e-mailwisselingen, gespreksaantekeningen, ondersteuningsverzoeken.
- Website-gegevens: IP-adres, browsertype en bezoekgedrag (zie onze cookieverklaring).
3. Met welk doel verwerken wij gegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het uitvoeren van de overeenkomst: boekhouding, fiscale aangiften, salarisadministratie en advies.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen: Wwft-identificatie, fiscale bewaarplichten, loonaangiftes.
- Communicatie en klantenservice: beantwoorden van vragen, plannen van afspraken, doorgeven van wijzigingen.
- Facturatie en debiteurenbeheer.
- Verbetering van onze dienstverlening en website-ervaring.
4. Op welke wettelijke grondslag verwerken wij gegevens?
Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend op basis van een geldige juridische grondslag uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
- Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), waaronder de Wwft, de Wet op het accountantsberoep en de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), bv. voor fraudepreventie, beveiliging en verbetering van onze diensten.
- Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), voor zover wij daar expliciet om vragen, bv. voor marketing-e-mails.
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen alleen gegevens met derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten of een wettelijke verplichting:
- Softwareleveranciers / verwerkers: Yuki, WeFact, Visionplanner, Fiscaal Gemak, TimeOn (allen onder verwerkersovereenkomst).
- Belastingdienst, KvK, UWV en pensioenuitvoerders, voor zover dat voor de uitvoering van fiscale en sociale verplichtingen vereist is.
- Onze accountant en juridische adviseurs, alleen wanneer dat noodzakelijk is en onder geheimhouding.
- E-mail- en hostingproviders die strikt nodig zijn voor onze bedrijfsvoering.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en gebruiken ze niet voor doeleinden anders dan hierboven genoemd.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of zolang als de wet ons daartoe verplicht.
Concrete bewaartermijnen:
- Fiscale en boekhoudkundige gegevens: minimaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht art. 52 AWR), voor onroerend goed minimaal 10 jaar.
- Wwft-identificatiegegevens: 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie.
- Personeels- en loongegevens: 7 jaar na uitdiensttreding voor fiscale doeleinden, sommige onderdelen 5 jaar.
- Klant- en contactgegevens (CRM): tot 2 jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij langer noodzakelijk.
- Communicatie en e-mails: standaard 2 jaar, langer indien onderdeel van een lopende zaak.
7. Hoe beveiligen wij gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:
- Versleuteld dataverkeer (TLS / HTTPS) op onze website en bij datatransfers.
- Tweestapsverificatie op alle systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
- Toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben.
- Verwerkersovereenkomsten met al onze softwareleveranciers conform AVG-eisen.
- Periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.
In geval van een datalek volgen wij de meldplichtprocedure conform de AVG en stellen wij betrokkenen tijdig op de hoogte indien dat is vereist.
8. Welke rechten heb je?
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
- Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Recht op verwijdering (vergetelheid), voor zover wettelijke bewaartermijnen dat toestaan.
- Recht op beperking van de verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit).
- Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek kun je sturen naar info@rayfinance.nl. Wij reageren binnen één maand. Voor identificatie kunnen wij een geldig identiteitsbewijs vragen, met afgeschermd BSN en pasfoto.
9. Klacht indienen
Wij vinden het belangrijk dat je vertrouwen hebt in onze omgang met jouw gegevens. Heb je een klacht? Neem dan eerst contact met ons op via info@rayfinance.nl, dan zoeken we samen een oplossing.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen in deze verklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld vanwege gewijzigde wet- en regelgeving of nieuwe diensten. De meest actuele versie staat op rayfinance.nl/privacy.